Website có giao diện hoàn chỉnh vẫn cần được kiểm tra trước khi tiếp nhận. Doanh nghiệp phải biết các chức năng có hoạt động đúng, tài khoản được bàn giao có đủ quyền sử dụng và ai sẽ hỗ trợ sau đó. Checklist tiếp nhận website giúp đối chiếu sản phẩm với thỏa thuận thiết kế, ghi nhận phần cần sửa và chuẩn bị cho việc vận hành.
1. Kiểm tra giao diện và chức năng theo thỏa thuận
Bắt đầu bằng việc đối chiếu website thực tế với danh sách trang, nội dung và chức năng đã thống nhất. Kiểm tra tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ, hình ảnh và mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ. Những phần còn dùng nội dung mẫu cần được ghi nhận để hoàn thiện trước khi đưa vào sử dụng.
Tiếp theo, mở website trên máy tính và điện thoại. Chú ý menu, kích thước chữ, hình ảnh, nút thao tác và các phần nội dung có bị che hoặc tràn màn hình hay không.
Các thao tác quan trọng cần được thử trực tiếp:
Mở menu, liên kết và nút liên hệ để kiểm tra có dẫn đến đúng vị trí.
Gửi biểu mẫu thử, xác nhận thông tin đến đúng email hoặc hệ thống tiếp nhận.
Với website bán hàng, thử giỏ hàng, đặt hàng và các thông báo liên quan theo phạm vi đã triển khai.
Nếu kiểm tra chức năng thanh toán, cần thống nhất cách thử với đơn vị thiết kế để tránh tạo giao dịch ngoài ý muốn.
Mỗi lỗi nên được ghi kèm địa chỉ trang, thiết bị sử dụng và thao tác gây lỗi. Sau khi đơn vị thiết kế chỉnh sửa, doanh nghiệp cần kiểm tra lại trước khi xác nhận hoàn thành.
2. Tiếp nhận tài khoản dữ liệu và tài liệu hướng dẫn
Tài khoản bàn giao cần được kiểm tra bằng cách đăng nhập và thực hiện những thao tác thuộc phạm vi sử dụng. Người phụ trách phải biết cách đăng bài, sửa thông tin sản phẩm, thay hình ảnh và cập nhật thông tin liên hệ nếu các chức năng này đã được cung cấp.
Với tên miền, hosting và dịch vụ liên quan, cần làm rõ bên quản lý tài khoản, thông tin gia hạn và đầu mối hỗ trợ. Phạm vi quyền truy cập phải được đối chiếu với thỏa thuận, tránh tình trạng đến lúc cần thay đổi mới phát hiện doanh nghiệp chưa có quyền thực hiện.
Dữ liệu và mã nguồn được bàn giao tùy theo nền tảng cùng phạm vi hợp đồng. Website xây dựng riêng và website sử dụng nền tảng thuê bao có thể khác nhau về khả năng nhận mã nguồn hoặc xuất dữ liệu. Doanh nghiệp cần hỏi rõ dữ liệu nào có thể lấy ra và cách thực hiện.
Tài liệu hướng dẫn nên tập trung vào công việc thường dùng, có hình ảnh hoặc các bước cụ thể. Buổi hướng dẫn sẽ hữu ích hơn nếu người tiếp nhận tự thao tác, thay vì chỉ xem đơn vị thiết kế trình diễn.
3. Thống nhất hỗ trợ và công việc sau bàn giao
Trước khi kết thúc bàn giao, cần làm rõ phạm vi sửa lỗi, bảo hành và hỗ trợ theo thỏa thuận. Việc khắc phục một chức năng hoạt động sai cần được phân biệt với yêu cầu bổ sung tính năng mới hoặc thay đổi thiết kế.
Doanh nghiệp nên ghi nhận đầu mối liên hệ, cách gửi yêu cầu và thời gian hỗ trợ đã thống nhất. Khi báo lỗi, gửi đủ địa chỉ trang, hình ảnh và mô tả để giảm thời gian trao đổi lại.
Từ thời điểm tiếp nhận, website cũng cần người phụ trách cập nhật nội dung, kiểm tra chức năng, theo dõi sao lưu và thời hạn dịch vụ. Nếu chưa có nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ quản trị website tại SEOVIET để trao đổi về nhu cầu duy trì sau bàn giao.
Một lần bàn giao đầy đủ cần giúp doanh nghiệp sử dụng được website, nắm quyền truy cập theo thỏa thuận và biết cách yêu cầu hỗ trợ. Những phần chưa hoàn thành nên được ghi rõ người xử lý và thời hạn, để việc đưa website vào vận hành không bị gián đoạn.
