10 nguyên tắc vàng trong việc xử lí truyền thông

[trantung]

Xử lí khủng hoảng truyền thông giống như việc bạn dập tắt một đám cháy vậy. Bắt buộc bạn phải có kinh nghiệm xử lí thì đám cháy đó mới không lan rộng ra được. Và để truyền thông có cái nhìn tốt về mình bắt buộc bạn phải thuộc 18 nguyên tắc vàng mà Gcop chia sẻ dưới đây. Sẽ không là quá khó nếu như bạn kiên nhẫn

1. Chuẩn bị sẵn sàng
Một đám cháy sẽ không thể lan rộng nếu như bạn chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng. Hãy đảm bảo rằng các thiết bị truyền thông, quan hệ công chúng chuyên nghiệp nhất đã sẵn sàng hoạt động. Mặc dù biết rằng dự báo trước mức độ khủng hoảng của sự việc không hề dễ dàng nhưng khi điều tồi tệ đó xảy ra, bạn cần có ngay một đội chuyên nghiệp sẵn sàng phản ứng nhanh chóng và trung thực trong quan hệ và kiểm soát giới truyền thông "săn tin". Lập một danh mục và ghi ra các công việc cần chuẩn bị để ứng phó với tình hình và theo dõi nguồn nhân lực.

2. Thu thập các dữ kiện
Đảm bảo thu thập đầy đủ các dữ kiện. Xem xét các dữ kiện cùng các chuyên gia tư vấn về vận hành hoặc pháp lý để xác định những điểm có thể cung cấp cho báo chí, những điểm phải tuyệt đối giữ kín. Nỗ lực cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt nhưng không gây tác động xấu đến hình ảnh của khách hàng. Điều phối nhóm chuyên gia cao cấp với nhóm nhân viên quan hệ công chúng và vận hành, trao đổi tình hình và lắng nghe mọi ý kiến. Liên tục truyền thông với các thành viên của nhóm quản trị khủng hoảng. Luôn có sẵn các thiết bị truyền thông dự phòng, từ điện thoại di động, bộ đàm, đến máy phát điện.

3. Hành động trước
Đừng bao giờ để cho vụ việc cuốn lấy bạn. Hãy là người chủ động trong mọi trường hợp. Bởi nếu như bạn không kiểm soát được cuộc khủng hoảng này thì chắc chắn bạn sẽ thấy bản thân bị nghiền nát, bị áp đảo, cuốn đi quá nhanh và mất khả năng kiểm soát. Bạn cần phải cung cấp cho báo giới tài liệu, hình ảnh trên giấy hoặc bằng file điện tử,cung cấp phương tiện hiệu quả công bố các thông tin, dữ kiện liên quan tới câu chuyện từ bạn bởi chỉ có truyền thông báo chí mới là cứu cánh cho bạn. Nhưng ngược lại nếu bạn không kiểm soát tin tức bằng các dòng sự kiện liên tục và kịp thời, giới truyền thông sẽ tìm ra và truyền đi các tin đồn. Chuẩn bị các bản thông cáo báo chí, hình ảnh, bản đồ, đoạn phim. Sẵn sàng các thiết bị gửi email và fax để truyền đi thông điệp của bạn.

4. Liên lạc với giới truyền thông

Tập hợp các số điện thoại di động, số máy nhắn tin, địa chỉ email của các phóng viên đang tác nghiệp để nhanh chóng và hiệu quả liên lạc với báo chí, thông báo các tin mới nhất. Đừng quên ghi lại số điện thoại văn phòng của họ để dự phòng. Ở cấp chính phủ, có thể thực hiện bằng cách cấp thẻ báo chí và lưu giữ các thông tin này trong cơ sở dữ liệu và yêu cầu các đại diện báo chí luôn phải mang thẻ này khi tác nghiệp.



5. Sử dụng Internet

Internet là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để đưa thông tin tới các phóng viên và biên tập viên trước khi công bố. Xây dựng một địa chỉ Internet được duy trì 24/7 với các tài liệu và hình ảnh mới nhất có liên quan tới sự kiện khủng hoảng. Chắc chắn rằng bạn có các hệ thống bảo mật tốt nhất. Sử dụng email để trực tiếp thông tin cũng là cách thường được sử dụng.
Trong mọi cuộc khủng hoảng, thông tin luôn là yêu tố quyết định. Việc quản lý thông tin và cách thức công bố thông tin tới công chúng và báo giới trong nhiều trường hợp có khả năng quyết định sinh-tử.


6. Kiểm soát tin tức
Bạn cần rà soát lại thông tin trước khi chúng được chuyển đi nhằm khi thông tin đến giới báo chí phải chính xác và trung thực. Hoặc bạn có thể thành lập một nhóm với chức năng duy nhất là theo dõi và phân tích các bản tin (giấy và điện tử) 24/7. Khi một câu chuyện hay một tin đồn xuất hiện với nội dung không chính xác hoặc bất lợi, bạn sẽ có ngay những công cụ hiệu quả để phản ứng nhanh chóng và sẵn sàng hóa giải các nội dung tiêu cực. 



5. Đưa ra các thông điệp ngắn hàng ngày

Cuộc sống vội vã nên sẽ không có ai đủ kiên nhẫn để đọc toàn bộ câu chuyện của bạn. Vì vậy hãy gửi thông điệp ngắn đến công chúng thông qua các chương trình tin tức buổi tối trên truyền hình. Có ít nhất một người phụ trách việc phân tích các sự kiện trong ngày và các sự kiện đang được chờ đợi sẽ xảy ra.



6. Sự thật và chỉ duy nhất sự thật

Công chúng luôn là người cần được biết sự thật để có thể đặt niềm tin lần nữa vào doanh nghiệp bạn. Chỉ cần một thông tin sai lệch, bức màn thiêng về tín nhiệm của bạn với công chúng sẽ bị xé toạc. Vậy nên bạn cần đảm bảo nói ra toàn bộ sự thật đảm bảo chắc chắn các thông tin gửi tới giới truyền thông hoàn toàn chính xác. . Nếu bạn có các tài liệu bất lợi - và không ai đề cập đến điều này thì hãy cất chúng vào trong lồng ngực. Nhưng khi ai đó biết và trở thành đề tài bàn tán thì hãy thành khẩn nhất có thể



7. Người phát ngôn
Một người nói năng trôi chảy và tự tin trước ống kính sẽ góp phần gia tăng niềm tin của công chúng đối với doanh nghiệp bạn. Bạn cần đảm bảo các phát ngôn viên đều nhận được đầy đủ thông tin cập nhật và truyền tải một thông điệp duy nhất.
8. Nói chậm

Có lẽ, đây chính là điểm quan trọng nhất đối với một phát ngôn viên chuyên nghiệp. Khi nói chậm, bạn có thể tổ chức các ý trong đầu và kiểm soát từng câu chữ phát ra. Nói liến thoắng là biểu hiện của sự hồi hộp. Khi nói chậm, bạn gửi ra tín hiệu của sự tự tin và bình tĩnh. (Ngoài ra, nói chậm cũng giảm thiểu các vấn đề về ngôn ngữ.)

9. Ghi nhận sai lầm

Có sai có nhận. Không ai không làm sai cả nhưng sai cần phải nhận và sửa chữa. Nếu khách hàng của bạn nói hay thực hiện một điều không chính xác, cần ghi nhận lỗi lầm này với báo giới bằng một lời xin lỗi. Hãy luôn tỏ ra trung thực và chân thành. Cả giới truyền thông và công chúng sẽ tôn trọng và ghi nhận hành động của bạn.



10. Luôn bật máy ghi âm
Mang máy ghi âm là cách bảo vệ chính bản thân bạn và khách hàng của bạn một cách tốt nhất. Bạn sẽ không bao giờ muốn tham dự một buổi phỏng vấn hay công bố thông tin mà không mang theo máy ghi âm hay ghi hình của mình. Khi giới truyền thông nhận biết các cơ chế kiểm soát này, họ sẽ không còn xu hướng trích dẫn sai lệch thông tin. Và nếu phát biểu của bạn có bị trích dẫn sai, thì bây giờ bạn đã sẵn sàng cho các tình huống "ông ấy nói..." hay "bà ta phát biểu..." Ngoài ra, nếu các bình luận không chính xác không được rút lại hoặc tạo thêm tổn thất cho khách hàng của bạn, thì bạn đã sẵn sàng để đệ đơn kiện cho hành vi bôi nhọ hay vu khống.



Bình tĩnh, trung thực, chân thành và có trách nhiệm là cách xử lí khủng hoảng tốt nhất các yếu tố trên sẽ tạo nên sự đồng cảm của công chúng đối với doanh nghiệp của bạn.

Mọi thông tin chi tiết cũng như giải pháp cụ thể bạn hoàn toàn có thể liên hệ với công ty chúng tôi



GCOP - CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ THANH TOÁN TRỰC TUYẾN TOÀN CẦU

Trụ sở Hà Nội
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Icon 4, 243A Đê La Thành, Đống Đa, Hà Nội.
Tel: 02439197999
Hotline: 02439197999 | Email: contact@gcop.com.vn
Website: http://google.se/url?q=https://gcop.vn/ 

xem thêm : truyền thông thương hiệu mang lại gì cho doanh nghiệp