Mỗi dự án giống như một tòa nhà 5 tầng và việc triển khai hướng tới mục tiêu giống như leo lên chiếc cầu thang mà không có chiếu nghỉ. Để đến được điểm đích, nhà quản lý cùng đội của mình phải không ngừng nỗ lực và kiên trì leo lên mỗi bậc thang - nhìn lại những gì mình đã qua - điều chỉnh - tiếp tục bước các bậc tiếp theo cho tới khi đến đích. Mỗi tầng của tòa nhà là các giai đoạn mà dự án phải trải qua, kết quả đạt được phụ thuộc bạn đã vượt qua các giai đoạn ấy như thế nào.
Sau đây là chi tiết 5 giai đoạn cơ bản để triển khai thành công một dự án:
1. Thiết lập dự án: Ở giai đoạn này cần xây dựng được ban quản trị dự án, đưa ra mục tiêu cụ thể và đánh giá tính khả thi của dự án. Song song, đây là thời điểm các thành viên cùng đưa ra ý tưởng để bắt đầu dự án một cách thuận lợi, xem xét phạm vi và nhu cầu về nguồn lực, tài chính giúp đạt được kết quả mong đợi.
2. Lập kế hoạch dự án: Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án. Nó là nền tảng cho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp dự án tránh được rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại. Giống như tấm bản đồ có sẵn lộ trình và điểm đích, nhà quản lý cần vẽ lên các mốc cùng thời gian cụ thể, phương hướng, cách đi và hành trang. Một bản kế hoạch có thể thay đổi về lộ trình nhưng điểm đến thường ít biến động, nhà quản lý và đội của mình có thể linh hoạt điều chỉnh các hành động tuy nhiên phải đảm bảo thời gian và trong giới hạn tài chính cũng như nguồn lực.
3. Thực thi dự án: Ở giai đoạn này, nhà quản lý cần phân chia công việc, cơ cấu dự án, truyền đạt vai trò cũng như trách nhiệm cho mỗi cá nhân và nhóm. Mỗi vị trí đều gắn với mục tiêu và thời hạn nhất định. Đây là giai đoạn cần có sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên tham gia, đồng thời nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố cần phải kiểm soát chặt chẽ như nguồn lực, thời gian, chi phí. Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng. Để làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiến độ với kế hoạch ban đầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho các bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu.
4. Kiểm soát dự án: Để đảm bảo chất lượng cùng tiến độ triển khai, việc kiểm soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh. Với một dự án quy mô lớn, công việc nhiều, việc kiểm soát đi vào chi tiết thường không chắc chắn, mất nhiều thời gian. Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ kiểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.
5. Kết thúc dự án: Một dự án kết thúc khi nó đã đạt được mục tiêu hoặc có lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định. Tuy nhiên với tất cả các trường hợp kết thúc dù vì lý do gì, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý lúc này là xem xét một cách có thứ tự các giai đoạn triển khai của dự án, đánh giá và so sánh với mục tiêu. Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.
Ở mỗi giai đoạn của dự án, đội dự án đều có những hành động khác nhau, sử dụng những kỹ năng khác nhau và sau khi hoàn thành cần có những rà soát, đánh giá để xác định có nên tiến tới giai đoạn tiếp theo hay phải trải qua một quá trình sửa đổi. Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án.
Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản lý cũng như nhân viên thực hiện các giai đoạn và công việc của dự án 1 cách thật dễ dàng, nhanh gọn và sáng tạo hơn bao giờ hết.
Sau đây là chi tiết 5 giai đoạn cơ bản để triển khai thành công một dự án:
1. Thiết lập dự án: Ở giai đoạn này cần xây dựng được ban quản trị dự án, đưa ra mục tiêu cụ thể và đánh giá tính khả thi của dự án. Song song, đây là thời điểm các thành viên cùng đưa ra ý tưởng để bắt đầu dự án một cách thuận lợi, xem xét phạm vi và nhu cầu về nguồn lực, tài chính giúp đạt được kết quả mong đợi.
2. Lập kế hoạch dự án: Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án. Nó là nền tảng cho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp dự án tránh được rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại. Giống như tấm bản đồ có sẵn lộ trình và điểm đích, nhà quản lý cần vẽ lên các mốc cùng thời gian cụ thể, phương hướng, cách đi và hành trang. Một bản kế hoạch có thể thay đổi về lộ trình nhưng điểm đến thường ít biến động, nhà quản lý và đội của mình có thể linh hoạt điều chỉnh các hành động tuy nhiên phải đảm bảo thời gian và trong giới hạn tài chính cũng như nguồn lực.
3. Thực thi dự án: Ở giai đoạn này, nhà quản lý cần phân chia công việc, cơ cấu dự án, truyền đạt vai trò cũng như trách nhiệm cho mỗi cá nhân và nhóm. Mỗi vị trí đều gắn với mục tiêu và thời hạn nhất định. Đây là giai đoạn cần có sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên tham gia, đồng thời nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố cần phải kiểm soát chặt chẽ như nguồn lực, thời gian, chi phí. Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng. Để làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiến độ với kế hoạch ban đầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho các bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu.
4. Kiểm soát dự án: Để đảm bảo chất lượng cùng tiến độ triển khai, việc kiểm soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh. Với một dự án quy mô lớn, công việc nhiều, việc kiểm soát đi vào chi tiết thường không chắc chắn, mất nhiều thời gian. Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ kiểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.
5. Kết thúc dự án: Một dự án kết thúc khi nó đã đạt được mục tiêu hoặc có lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định. Tuy nhiên với tất cả các trường hợp kết thúc dù vì lý do gì, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý lúc này là xem xét một cách có thứ tự các giai đoạn triển khai của dự án, đánh giá và so sánh với mục tiêu. Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.
Ở mỗi giai đoạn của dự án, đội dự án đều có những hành động khác nhau, sử dụng những kỹ năng khác nhau và sau khi hoàn thành cần có những rà soát, đánh giá để xác định có nên tiến tới giai đoạn tiếp theo hay phải trải qua một quá trình sửa đổi. Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án.
Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản lý cũng như nhân viên thực hiện các giai đoạn và công việc của dự án 1 cách thật dễ dàng, nhanh gọn và sáng tạo hơn bao giờ hết.
