Lãng phí tồn kho là 1 trong 7 loại lãng phí trong sản xuất gây ra tổn thất lớn nhất cho doanh nghiệp. Không chỉ không thể lưu động vốn, tốn chi phí nhân viên kho bãi mà còn tốn cả chi phí vận chuyển.
I.Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy,… hoặc đâu đó trong xưởng.
Các dạng tồn kho sản phẩm:
+ Lưu giữ sản phẩm
+ Tồn trong kho hàng: kho thành phẩm, kho vật tư, kho bao bì (cả tồn ngắn hạn, tồn dài hạn, tồn “chết”)
+ Tồn trữ trong quá trình sản xuất tại các công đoạn
+ Sản phẩm trong vận chuyển
II.Nguyên nhân gây ra lãng phí tồn kho
Điều quan trọng nhất trong giảm thiểu hàng tồn kho là tối ưu kiểm soát hàng hóa. Tuy nhiên trước khi bạn bắt đầu giảm thiểu lãng phí bạn cần biết lãng phí này xuất hiện từ đâu.
1.Sản xuất dư thừa
Một trong những nguyên nhân chính gây ra lãng phí kho bãi chính là sản xuất quá nhiều sản phẩm; vượt quá đơn hàng của khách hàng hoặc sản xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường. Không chỉ gây ra tốn diện tích và kinh phí bảo quản, lượng hàng hóa này còn có thể phải bán hạ giá, thậm chí không bán được gây thiệt hại về kinh phí sản xuất.
2.Thiếu cân bằng trong dòng chảy của sản phẩm
Việc thiếu cân bằng trong sản xuất khiến cho quá trình sản xuất có nhiều nút thắt. Công đoạn trước không đồng nhất số lượng với công đoạn sau, do đó sẽ có nhiều bán thành phẩm dư ra và phải lưu trữ trong kho.
3.Dự trữ quá nhiều hàng hóa
Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tích trữ nguyên liệu thành phẩm và bán thành phẩm do lo lắng không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Những doanh nghiệp này thường có tâm lý lo sợ khi không đáp ứng được nhu cầu đột xuất của khách hàng, gây giảm doanh thu và khách hàng bỏ đi nơi khác
4.Các nguyên nhân khác
Nhà quản lý không nhận thức đây là một loại lãng phí và chấp nhận lãng phí tồn kho như điều hiển nhiên
5.Bố trí thiết bị không hợp lý
Phụ tùng, nguyên vật liệu, ngũ kim,… bị khuyết tật đành phải chờ
Sản xuất theo hệ thống đẩy
Lãng phí tồn kho cũng là 1 trong 7 loại lãng phí trong sản xuất gây nên sự kìm hãm hoạt động nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm
>> Xem thêm phương pháp gia công chế tạo cơ khí hiệu quả và hiện đại nhất hiện nay
III.Lãng phí tồn kho mang lại hậu quả gì cho doanh nghiệp?
Hàng tồn kho quá nhiều làm doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí như: chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý,… Hàng tồn kho quá mức làm tăng chi phí sản phẩm do hàng sẽ bị lỗi thời, hàng không bán được gây lãng phí kho, không đảm bảo được việc phòng chống chữa cháy, từ đó tiền lương trả cho nhân viên và phí lãi suất, công việc giấy tờ cũng sẽ tăng lên… Chính vì vậy, việc loại bỏ được lãng phí trong tồn kho, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được tối đa chi phí, tạo nhiều lợi thế cạnh tranh.
Tốn kém về chi phí tài chính. Doanh nghiệp cần có nguồn vốn lưu đông lớn do hàng hóa ứ đọng, chưa có nguồn thu nhiều.
Kéo dài thời gian đơn hàng. Nhiều doanh nghiệp hao phí 10 – 20 ngày trên mỗi đơn hàng so với doanh nghiệp đã tối ưu kho bãi.
Gây ra lãng phí do vận chuyển: nhân công, thiết bị, năng lượng,... để di chuyển và sắp xếp chúng.
Che giấu những vấn đề tiềm ẩn như: Sản xuất không cân bằng; khuyết tật; các khó khăn trong sản xuất… do có tồn kho che khuất nên người quản lý có thể không phát hiện kịp thời và khắc phục.
Tốn kém nhiều chi phí quản lý: mặt bằng, vận hành, nhân viên kho bãi, ghi chép, xuất nhập, thất thoát, xuống cấp.
IV.Giải pháp để loại bỏ lãng phí trong tồn kho
Một số phương pháp hiệu quả trong việc giảm thiểu lượng tồn kho không hữu ích được các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã áp dụng và hiệu quả như:
1. Áp dụng một số công cụ Lean
Doanh nghiệp nên nghiên cứu áp dụng một số công cụ Lean như Just in time, Kanban và Heijunka. Khi sử dụng công cụ này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ lên lịch trình sản xuất phù hợp dựa trên đơn đặt hàng và chỉ sản xuất theo những gì khách hàng yêu cầu, không thừa cũng không thiếu.
2. Bố trí lại thiết bị
Bố trí các cụm sản xuất theo hình dạng chữ U, Z, T là những quá trình liên tục thay vì bố trí theo chức năng.
3. Cân bằng dòng chảy sản xuất
Người quản lý cần phải điều tiết lại những công đoạn quá nhanh hoặc quá chậm để phù hợp với quy trình; giảm lãng phí tồn kho. Chúng ta cần biết rằng, năng suất hoặc công suất của nhà máy không được quyết định bởi những công đoạn sản xuất quá nhanh mà được quyết định bởi khả năng nới rộng năng suất tại các điểm cổ chai (Bottle neck).
4. Giảm thiểu lượng tồn kho
Tiếp theo là doanh nghiệp cần tránh sản xuất quá mức cần thiết. Hàng tồn kho nên duy trì vừa đủ để bạn duy trì hoạt động kinh doanh bình thường. Tránh lưu trữ quá nhiều nguyên liệu, bán nguyên liệu hoặc những mặt hàng có thể hư hỏng theo thời gian; những sản phẩm doanh thu thấp, hay những nguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức của nhà xưởng cũ.
>> Tham khảo thêm cách phân biệt tiêu chuẩn ISO 9000:2015 với tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Lavan hi vọng bài viết trên có ích với các bạn. Cảm ơn đã theo dõi.
I.Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy,… hoặc đâu đó trong xưởng.
Các dạng tồn kho sản phẩm:
+ Lưu giữ sản phẩm
+ Tồn trong kho hàng: kho thành phẩm, kho vật tư, kho bao bì (cả tồn ngắn hạn, tồn dài hạn, tồn “chết”)
+ Tồn trữ trong quá trình sản xuất tại các công đoạn
+ Sản phẩm trong vận chuyển
- Vận chuyển (bằng tay, bằng xe đẩy, xe nâng, băng tải giữa các điểm lưu tồn)
- Xếp dở vật liệu (nhặt lên đặt xuống các chi tiết trong hoặc giữa các quá trình)
II.Nguyên nhân gây ra lãng phí tồn kho
Điều quan trọng nhất trong giảm thiểu hàng tồn kho là tối ưu kiểm soát hàng hóa. Tuy nhiên trước khi bạn bắt đầu giảm thiểu lãng phí bạn cần biết lãng phí này xuất hiện từ đâu.
1.Sản xuất dư thừa
Một trong những nguyên nhân chính gây ra lãng phí kho bãi chính là sản xuất quá nhiều sản phẩm; vượt quá đơn hàng của khách hàng hoặc sản xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường. Không chỉ gây ra tốn diện tích và kinh phí bảo quản, lượng hàng hóa này còn có thể phải bán hạ giá, thậm chí không bán được gây thiệt hại về kinh phí sản xuất.
2.Thiếu cân bằng trong dòng chảy của sản phẩm
Việc thiếu cân bằng trong sản xuất khiến cho quá trình sản xuất có nhiều nút thắt. Công đoạn trước không đồng nhất số lượng với công đoạn sau, do đó sẽ có nhiều bán thành phẩm dư ra và phải lưu trữ trong kho.
3.Dự trữ quá nhiều hàng hóa
Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tích trữ nguyên liệu thành phẩm và bán thành phẩm do lo lắng không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Những doanh nghiệp này thường có tâm lý lo sợ khi không đáp ứng được nhu cầu đột xuất của khách hàng, gây giảm doanh thu và khách hàng bỏ đi nơi khác
4.Các nguyên nhân khác
Nhà quản lý không nhận thức đây là một loại lãng phí và chấp nhận lãng phí tồn kho như điều hiển nhiên
5.Bố trí thiết bị không hợp lý
Phụ tùng, nguyên vật liệu, ngũ kim,… bị khuyết tật đành phải chờ
Sản xuất theo hệ thống đẩy
Lãng phí tồn kho cũng là 1 trong 7 loại lãng phí trong sản xuất gây nên sự kìm hãm hoạt động nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm
>> Xem thêm phương pháp gia công chế tạo cơ khí hiệu quả và hiện đại nhất hiện nay
III.Lãng phí tồn kho mang lại hậu quả gì cho doanh nghiệp?
Hàng tồn kho quá nhiều làm doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí như: chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý,… Hàng tồn kho quá mức làm tăng chi phí sản phẩm do hàng sẽ bị lỗi thời, hàng không bán được gây lãng phí kho, không đảm bảo được việc phòng chống chữa cháy, từ đó tiền lương trả cho nhân viên và phí lãi suất, công việc giấy tờ cũng sẽ tăng lên… Chính vì vậy, việc loại bỏ được lãng phí trong tồn kho, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được tối đa chi phí, tạo nhiều lợi thế cạnh tranh.
Tốn kém về chi phí tài chính. Doanh nghiệp cần có nguồn vốn lưu đông lớn do hàng hóa ứ đọng, chưa có nguồn thu nhiều.
Kéo dài thời gian đơn hàng. Nhiều doanh nghiệp hao phí 10 – 20 ngày trên mỗi đơn hàng so với doanh nghiệp đã tối ưu kho bãi.
Gây ra lãng phí do vận chuyển: nhân công, thiết bị, năng lượng,... để di chuyển và sắp xếp chúng.
Che giấu những vấn đề tiềm ẩn như: Sản xuất không cân bằng; khuyết tật; các khó khăn trong sản xuất… do có tồn kho che khuất nên người quản lý có thể không phát hiện kịp thời và khắc phục.
Tốn kém nhiều chi phí quản lý: mặt bằng, vận hành, nhân viên kho bãi, ghi chép, xuất nhập, thất thoát, xuống cấp.
IV.Giải pháp để loại bỏ lãng phí trong tồn kho
Một số phương pháp hiệu quả trong việc giảm thiểu lượng tồn kho không hữu ích được các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã áp dụng và hiệu quả như:
1. Áp dụng một số công cụ Lean
Doanh nghiệp nên nghiên cứu áp dụng một số công cụ Lean như Just in time, Kanban và Heijunka. Khi sử dụng công cụ này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ lên lịch trình sản xuất phù hợp dựa trên đơn đặt hàng và chỉ sản xuất theo những gì khách hàng yêu cầu, không thừa cũng không thiếu.
2. Bố trí lại thiết bị
Bố trí các cụm sản xuất theo hình dạng chữ U, Z, T là những quá trình liên tục thay vì bố trí theo chức năng.
3. Cân bằng dòng chảy sản xuất
Người quản lý cần phải điều tiết lại những công đoạn quá nhanh hoặc quá chậm để phù hợp với quy trình; giảm lãng phí tồn kho. Chúng ta cần biết rằng, năng suất hoặc công suất của nhà máy không được quyết định bởi những công đoạn sản xuất quá nhanh mà được quyết định bởi khả năng nới rộng năng suất tại các điểm cổ chai (Bottle neck).
4. Giảm thiểu lượng tồn kho
Tiếp theo là doanh nghiệp cần tránh sản xuất quá mức cần thiết. Hàng tồn kho nên duy trì vừa đủ để bạn duy trì hoạt động kinh doanh bình thường. Tránh lưu trữ quá nhiều nguyên liệu, bán nguyên liệu hoặc những mặt hàng có thể hư hỏng theo thời gian; những sản phẩm doanh thu thấp, hay những nguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức của nhà xưởng cũ.
>> Tham khảo thêm cách phân biệt tiêu chuẩn ISO 9000:2015 với tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Lavan hi vọng bài viết trên có ích với các bạn. Cảm ơn đã theo dõi.
