Hướng dẫn cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel nhanh, hiệu quả

[baolinh1811]

Cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel giúp người dùng hạn chế được những khó khăn và thách thức trong quá trình xử lý dữ liệu. Bởi khi làm việc với các bản tính trong Excel, hầu hết chúng ta thường có thói quen để trống các ô chức dữ liệu giống nhau như ở ô phía trước. Tham khảo bài viết dưới đây để biết chính xác cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel.

Nếu bạn cảm thấy quá trình lập công thức điền dữ liệu trong Excel quá phức tạp và khó thực hiện, cách tốt nhất là hãy tìm đến các chuyên gia Data Analyst nhiều kinh nghiệm tại Askany hỗ trợ, họ sẽ cho bạn những lời khuyên, cũng như chỉ dẫn vấn đề này một cách tận tình nhất.

Cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía trên
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc lập công thức điền dữ liệu trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Go To kết hợp với các hàm.

Bước 1: Chọn vùng cần nhập dữ liệu trong Excel.

Bước 2: Truy cập vào tab Home > nhóm Editing > Find & Select > Go To Special.

Bước 3: Hộp thoại Go To Special sẽ xuất hiện. Chọn Blanks và nhấn OK để đóng hộp thoại.

Bước 4: Các ô trống sẽ được chọn. Tại ô trống đầu tiên, nhập tham chiếu tới ô phía trên chứa dữ liệu cần điền. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng công thức =A2 và nhập vào ô A3.

Bước 5: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter hoặc nhấn Enter, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+D để tự động điền dữ liệu Excel cho các ô trống còn lại.

Bước 6: Cuối cùng, sử dụng tính năng Copy Paste cho vùng đã chọn, sử dụng Paste Value. Như vậy, bạn đã hoàn thành quy trình lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía trên và kết quả có thể thấy như hình dưới đây:

>> Tham khảo thêm: Top 9 chứng chỉ Data Analyst quốc tế uy tín không nên bỏ qua.

Cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới
Để lập công thức điền dữ liệu từ ô phía dưới trong Excel, thực hiện các bước tương tự như ở phần trước:

Bước 1: Chọn phạm vi các ô cần nhập dữ liệu Excel, đảm bảo không chọn ô dữ liệu cuối cùng để tránh nhảy công thức. Trong ví dụ này, ta loại bỏ ô A13 chứa dữ liệu "Tháng 3".

Bước 2: Sử dụng tính năng Go To Special như đã hướng dẫn trước để Excel lọc ra các ô trống trong phạm vi đã chọn.

Bước 3: Giữ phím Ctrl và chọn ô cuối cùng trong phạm vi đã chọn, ví dụ như ô A12.

Tại ô A12, nhập công thức tham chiếu tới giá trị cần điền. Trong trường hợp này, nhập =A13.

Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter và sử dụng Paste Special Value để Excel điền dữ liệu cho tất cả các ô trống. Như vậy, bạn đã hoàn tất quy trình lập công thức điền dữ liệu từ ô phía dưới trong Excel.

>> Tham khảo thêm: Business Analyst vs Data Analyst: Giống và khác nhau như thế nào?

Lưu ý khi cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel

Khi thực hiện cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel, có một số điều bạn cần lưu ý để đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả và chính xác:

• Đảm bảo bạn đã chọn đúng phạm vi các ô cần nhập dữ liệu, tránh chọn nhầm các ô không mong muốn.
• Tránh chọn ô dữ liệu cuối cùng trong phạm vi để ngăn chặn tình trạng nhảy công thức và giữ nguyên dữ liệu cuối cùng.
• Trước khi thực hiện công thức, kiểm tra xem có ô trống trong phạm vi chọn hay không để đảm bảo là chỉ có những ô cần phải được điền dữ liệu.
• Khi giữ phím Ctrl và chọn ô cuối cùng, đảm bảo bạn đã chọn ô mong muốn để áp dụng công thức.
• Khi điền dữ liệu, sử dụng Paste Special và chọn Value để giữ giá trị cố định, tránh tình trạng liên kết với ô nguồn.
• Sau khi hoàn thành, kiểm tra kết quả để đảm bảo rằng dữ liệu đã được điền đúng và không có lỗi nào xuất hiện.
• Nếu có sử dụng các hàm hay công thức trong ô nguồn, hãy đảm bảo rằng công thức đó có thể áp dụng cho tất cả các ô cần điền.

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn đầy đủ cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel. Bên cạnh đó, bạn có thể trực tiếp tìm đến các chuyên gia DA tại Askany để được hỗ trợ thực hiện lập công thức điền dữ liệu trong Excel đơn giản hơn dựa trên kinh nghiệm chuyên môn ấn tượng của họ.