New Member
- Bài viết
- 205
- Điểm tương tác
- 0
- Điểm
- 0
Bạn cần nắm vững quy trình và kế hoạch triển khai một Event chi tiết và thực tế?
Tự mình lập một kế hoạch mang tính khả thi cao, từ checklist, kịch bản cho đến timeline, media plan… cho bất kỳ thể loại Event nào.
Điểm mặt những loại rủi ro và tình huống bất ngờ thường gặp trong Event để có có phương án phòng tránh và kế hoạch B hoàn hảo.
Hãy cùng Công ty tổ chức sự kiện Blue Event tham khảo cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất.
Xác mục đích tổ chức sự kiện
Khán giả là ai?
Chủ đề của hội thảo là gì?
Tổ chức ở đâu?
Tại sao mọi người sẽ tham dự
Lịch trình của hội thảo là gì?
Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện
Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.
Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.
Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của khách mời khi tham dự.
Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.
Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác
Phương tiện phục vụ cho event
Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
Quà thưởng, quà lưu niệm…
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng.
Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học, bạn hãy xem xét những vấn đề sau:
- Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
- Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?
- Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
- Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện.
Tổ chức triển khai
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng, bộ phận Thiết kế, Bộ phận Ý tưởng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Tài chánh, Bộ phận truyền thông đối ngoại…
Sau khi kết thúc sự kiện
Cảm ơn các thành viên nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và các tình nguyện viên
Tính toán tài chính và thiết lập cân đối tài chính
Tổ chức tiệc liên hoan cảm ơn những người đã giúp đỡ
Gửi tặng quà lưu niệm và các ấn phẩm khác cho những người liên quan
Giao hóa đơn cho nhà tài trợ và những người khác
Gửi ảnh cho những người cần sau khi đã sắp xếp và đưa lên trang thông tin của sự kiện
Đánh giá các thông tin nhận xét từ đơn hoặc từ trang web
Tổ chức cuộc họp đánh giá để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau
Vietlinks là công ty tổ chức sự kiện tại tphcm chuyên tổ chức sự kiện tại tphcm, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các hoạt động hay tổ chức đó là tổ chức tất niên cho công ty, tổ chức sinh nhật cho bé, tổ chức hội nghị hội thảo, và cho thuê thiết bị sự kiện như cho thuê bàn ghế bao gồm cho thuê bàn bar ghế bar, cho thuê âm thanh, cho thuê cổng hơi rối hơi và sản xuất cổng hơi rối hơi.
Tự mình lập một kế hoạch mang tính khả thi cao, từ checklist, kịch bản cho đến timeline, media plan… cho bất kỳ thể loại Event nào.
Điểm mặt những loại rủi ro và tình huống bất ngờ thường gặp trong Event để có có phương án phòng tránh và kế hoạch B hoàn hảo.
Hãy cùng Công ty tổ chức sự kiện Blue Event tham khảo cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất.
Xác mục đích tổ chức sự kiện
Khán giả là ai?
Chủ đề của hội thảo là gì?
Tổ chức ở đâu?
Tại sao mọi người sẽ tham dự
Lịch trình của hội thảo là gì?
Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện
Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.
Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.
Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của khách mời khi tham dự.
Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.
Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác
Phương tiện phục vụ cho event
Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
Quà thưởng, quà lưu niệm…
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng.
Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học, bạn hãy xem xét những vấn đề sau:
- Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
- Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?
- Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
- Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện.
Tổ chức triển khai
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng, bộ phận Thiết kế, Bộ phận Ý tưởng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Tài chánh, Bộ phận truyền thông đối ngoại…
Sau khi kết thúc sự kiện
Cảm ơn các thành viên nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và các tình nguyện viên
Tính toán tài chính và thiết lập cân đối tài chính
Tổ chức tiệc liên hoan cảm ơn những người đã giúp đỡ
Gửi tặng quà lưu niệm và các ấn phẩm khác cho những người liên quan
Giao hóa đơn cho nhà tài trợ và những người khác
Gửi ảnh cho những người cần sau khi đã sắp xếp và đưa lên trang thông tin của sự kiện
Đánh giá các thông tin nhận xét từ đơn hoặc từ trang web
Tổ chức cuộc họp đánh giá để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau
Vietlinks là công ty tổ chức sự kiện tại tphcm chuyên tổ chức sự kiện tại tphcm, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các hoạt động hay tổ chức đó là tổ chức tất niên cho công ty, tổ chức sinh nhật cho bé, tổ chức hội nghị hội thảo, và cho thuê thiết bị sự kiện như cho thuê bàn ghế bao gồm cho thuê bàn bar ghế bar, cho thuê âm thanh, cho thuê cổng hơi rối hơi và sản xuất cổng hơi rối hơi.
