Những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới kịch bản sự kiê

[hoai thanh]

Ngoài việc thể hiện vị thế của công ty bạn để nhận được sự tin tưởng của khách hàng, sàng lọc thông tin kỹ lượng trong kịch bản tổ chức sự kiện thì những lưu ý sau sẽ giúp bạn hoàn thiện, hoàn thiện tốt hơn nữa!

* Ngân sách cho việc tổ chức sự kiện này là bao nhiêu?

Đôi khi, ngân sách chính là yếu tố quyết định một sự kiện có hấp dẫn hay không, sáng tạo như thế nào, độc đáo ra làm sao và có thực sự thành công! Việc có thông tin đầy đủ về ngân sách cho chương trình mà bạn phụ trách tổ chức chắc chắn chính là cơ sở để bạn lựa chọn địa điểm phù hợp, thuê nhân sự chạy trong chương trình cho tương thích, kỹ thuật, âm thanh ánh sáng, số lượng đồ ăn thức uống phù hợp với số người tới tham gia chương trình và đảm bảo đáp ứng nhu cầu của đại đa số…và thậm chí nó còn bao gồm ý tưởng “vừa giá”.

* Đầu tiên hãy hỏi ngân sách cho sự kiện này là bao nhiêu

Có rất nhiều trường hợp các công ty tổ chức sự kiện sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng dồn mọi tâm sức để lên một kế hoạch, kịch bản sự kiện thật hoành tráng, độc đáo và khác biệt. Sau buổi đấu giá, tất cả đều vui mừng vì ý tưởng của bên mình đã được chọn. Tuy nhiên, những nụ cười đó cũng nhanh chóng vụt tắt khi khách hàng đưa ra những con số “nghèo nàn” cho sự kiện này.

Và tất cả cùng sáng tạo lại từ đầu cho cân xứng với ngân sách từ phía khách hàng. Hãy hỏi thật kỹ và chân thành khách hàng của bạn một con số thực mà họ có thể đầu tư cho sự kiện này. Đó là cách duy nhất để bạn tiết kiệm công sức, thời gian và tập trung làm tốt nhất công việc tổ chức sự kiện sắp tới.

* Bạn nên dành thời gian là bao lâu?

Việc tóm tắt kịch bản sự kiện rất quan trọng. Thông thường khách hàng sẽ không có đủ thời gian để đọc toàn bộ những thông tin bạn đưa ra. Tuy nhiên, nếu trong kịch bản của bạn không đầy đủ thông tin và vô tình một ngày đẹp trời, bạn gặp phải khách hàng kỹ tính thì tin tôi đi, chắc chắn bạn không có cơ hội thứ hai hợp tác cùng họ.

* Hãy kiên nhẫn, cho khách hàng của bạn thời gian đọc và đưa ra thắc mắc của họ

Hãy làm việc thật tỉ mỉ, tóm tắt các thông tin một cách ngắn gọn nhưng đảm bảo vẫn đầy đủ các yếu tố quan trọng với khách hàng. Sau đó, kiên nhẫn cho họ một khoảng thời gian nhất định để học đọc, đặt câu hỏi và bạn sẽ trả lời. Hãy đưa ra những thông tin tốt nhất, chính xác nhất và thực sự có giá trị.

Viết kịch bản tổ chức sự kiện chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Nhưng nó luôn là một “nấc thang” đánh dấu sự “trưởng thành” của những lính mới và đam mê với các nghề đầy thử thách nhưng cũng không kém phần thú vị và hấp dẫn này. Kiên trì, liên tục học hỏi và trao đổi, nhất định bạn sẽ có được những kịch bản để đời trong những năm tháng hành nghề của mình!
Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyêncho thuê âm thanh, Cho thuê bàn ghế, cho thuê âm thanh event......