Quy trình triển khai SOW một cách dễ hiểu nhất

[hanhnguyeneee]

Việc áp dụng SOW một cách hiệu quả không chỉ giúp quản lý dự án mà còn giúp giảm rủi ro và kiểm soát chi phí. Bài viết sẽ cung cấp ví dụ thực tế về cách SOW có thể hỗ trợ quản lý rủi ro và chi phí trong quy trình kinh doanh.

SOW là gì?
SOW là viết tắt của Statement of Work. Đây là một tài liệu mô tả các yêu cầu của một dự án nhất định. Nó xác định phạm vi công việc được thực hiện, sản phẩm bàn giao của dự án, thời hạn, địa điểm làm việc, các điều khoản và điều kiện thanh toán.
SOW là một phần quan trọng của hợp đồng giữa bên mua và bên bán, giữa nhân viên và quản lý. Nó giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ, chi phí và chất lượng.
Lợi ích của SOW trong marketing là gì?
Trong marketing, SOW được sử dụng để mô tả các yêu cầu của một chiến dịch marketing. Với mục đích đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và dễ kiểm soát được chi phí.
Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng SOW trong marketing:

• Làm rõ các yêu cầu: SOW giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ các yêu cầu của dự án. Các bên liên quan có thể bao gồm: khách hàng, bộ phận tiếp thị, nhà thiết kế và nhà phát triển…vv.
• Giảm thiểu rủi ro: SOW giúp xác định rõ các trách nhiệm của các bên liên quan, từ đó giảm thiểu rủi ro. Tránh những hiểu lầm và tranh chấp không đáng có xảy ra dẫn đến sự thất bại của dự án.
• Cải thiện giao tiếp: SOW giúp các bên liên quan dễ dàng giao tiếp và gắn kết với nhau hơn. Hơn hết là đảm bảo rằng tất cả các bên đều hiểu rõ về tiến độ của dự án.
• Giảm thiểu tranh chấp: Trong SOW có thể hiện rõ các điều khoản và điều kiện của dự án. Và tất cả các bên liên quan phải tuân thủ và chấp hành những điều khoản này.
• Giám sát tiến độ công việc: Các bên liên quan có thể dựa vào SOW để biết được tiến độ của công việc. Từ đó đưa ra các quyết định phù hợp nhằm năng cao hiệu suất công việc.
• Dễ dàng đánh giá công việc: SOW giúp xác định các tiêu chí đánh cho mỗi công việc, cho từng loại sản phẩm. Nhà quản lý có thể nhìn vào đây để đưa ra đánh giá, nhận xét.

>>>Xem thêm: Quản trị chiến lược: Mục tiêu, ý nghĩa và quy trình thực hiện
Các yếu tố cơ bản tạo nên một bản SOW
Một bản SOW hiệu quả sẽ bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để các bên liên quan hiểu rõ.
Dưới đây là 4 yếu tố tạo nên một bản SOW:
Mục tiêu và phạm vi của dự án
Phần này mô tả mục tiêu của dự án và phạm vi công việc được thực hiện. Mục tiêu của dự án là gì? Công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó là gì? Phần này cần trả lời rõ ràng những câu hỏi này. Nhờ đó, các bên liên quan có thể hiểu những kết quả phải đạt được.
Mốc thời gian quan trọng
Là những thời điểm cụ thể trong dự án mà các công việc hoặc sản phẩm bàn giao cần được hoàn thành. Mốc thời gian quan trọng giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ và không bị chậm trễ.
Các mốc thời gian quan trọng nên được xác định một cách cụ thể và rõ ràng để các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi, quản lý.
Nhiệm vụ của từng cá nhân
Khi viết SOW, bạn cần xác định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án. Việc này giúp các cá nhân cũng dễ dàng nắm được các công việc và trách nhiệm của bản thân đối với công việc đó.
Kết quả đạt được
Kết quả dự án là những sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra trong dự án. Kết quả dự án là thước đo thành công của dự án vì thế phải đưa ra được các con số cụ thể.
Các bước thiết lập một bản SOW
Bước 1: Giới thiệu về dự án
Trước tiên bạn phải cho các bên liên quan biết về dự án của bạn là gì? Mục tiêu của dự án? Và không thể thiếu một bản mô tả ngắn gọn để các bên liên quan có thể dễ hình dung hơn về dự án của bạn.
Bạn có thể gửi thông tin về dự án cho các bên liên quan bằng cách sử dụng email của doanh nghiệp. Một lưu ý là bạn nên chọn những đơn vị cung cấp email doanh nghiệp chuyên nghiệp, uy tín để tránh bị rò rỉ thông tin.
Bước 2: Thông tin phạm vi công việc
Sau khi giới thiệu về dự án, bạn nên đưa ra các thông tin phạm vi công việc để các bên liên quan hiểu rõ. Ngoài ra, bạn cũng cần lên danh sách chi tiết các nhiệm vụ cần hoàn thành trong phạm vi công việc.
Bước 3: Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc dự án và xác định nhu cầu của khách hàng
Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc và nhu cầu khách hàng của dự án SOW là một bước rất quan trọng.
Thời gian bắt đầu và kết thúc dự án cần được xác định dựa trên các yếu tố sau:

• Mục tiêu của dự án: Dự án cần được hoàn thành trong bao lâu để đạt được mục tiêu?
• Phạm vi của dự án: Dự án bao gồm những công việc và sản phẩm bàn giao nào?
• Các công việc và sản phẩm bàn giao: Thời gian hoàn thành công việc, sản phẩm mất bao lâu?
• Nhu cầu khách hàng là những gì khách hàng mong muốn đạt được từ dự án. Nhu cầu khách hàng cần được xác định rõ ràng để đảm bảo dự án đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

Để hiểu được nhu cầu của khách hàng bạn có thể sử dụng các hình thức thu thập như: phỏng vấn, khảo sát khách hàng và phân tích dữ liệu có sẵn.
Bước 4: Đưa ra yêu cầu, công cụ để hoàn thành dự án
Ngoài việc đưa ra các yêu cầu để dự án hoàn thành tốt nhất thì việc lựa chọn các công cụ hỗ trợ cũng rất cần thiết. Lựa chọn các công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp dự án hoàn thành nhanh hơn, đạt được hiệu quả tốt hơn.
Bước 5: Quản lý rủi ro
Lường trước các rủi ro và đưa ra cách giải quyết cũng là một cách để dự án hạn chế tối đa rủi ro.
Bước 6: Đưa ra tiêu chuẩn đánh giá
Dựa vào những tiêu chuẩn này mà các bên liên quan có thể đánh giá được mức độ thành công của dự án.
Các tiêu chuẩn đánh giá này thường bao gồm các yếu tố sau:

• Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật;
• Thực hiện trong khoảng thời gian đề ra;
• Thực hiện trong khoản ngân sách cho phép;
• Đáp ứng yêu cầu chất lượng;
• Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Nhìn chung, việc có được một bản SOW hoàn chỉnh kết hợp cân nhắc ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, ngoài các công cụ mà phần mềm quản lý GoSELL đã đề cập ở trên, thì bạn cũng có thể tham khảo thêm các giải pháp sau, bao gồm:

• GoWEB hỗ trợ thiết kế website bán hàng chuẩn thương mại điện tử.
• GoAPP hỗ trợ thiết kế app bán hàng mang thương hiệu riêng.
• GoPOS hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động bán lẻ của doanh nghiệp.
• GoLEAD hỗ trợ thiết kế các trang landing page quảng cáo, bán hàng không giới hạn.
• GoCALL hỗ trợ xây dựng đội ngũ telesale chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

Cùng với các tính năng quản lý và công cụ marketing hiện đại khác, toàn bộ đều được quản lý tập trung tại một nơi. Tùy vào nhu cầu và mục tiêu kinh doanh mà bạn có thể linh hoạt lựa chọn để phục vụ cho công việc tốt nhất.
Điểm cuối của bài viết là về tầm quan trọng của SOW như một hệ thống nền tảng cho sự thành công của dự án kinh doanh. Sự hiểu biết vững về SOW có thể là yếu tố quyết định giữa thành công và thất bại.