SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? Nên lựa chọn cái nào?

[msovietnam]

Trong thời đại số ngày nay, việc lưu trữ và quản lý dữ liệu không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ file, mà còn phải đảm bảo khả năng cộng tác, chia sẻ và bảo mật. Trong đó, Microsoft là nhà cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, mang đến cho người dùng các giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu phổ biến như SharePoint và OneDrive, mỗi công cụ lại có những vai trò và khả năng nhất định, đáp ứng cho từng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của người dùng.

Tuy nhiên, có nhiều người dùng vẫn thường bị nhầm lẫn và đặt ra câu hỏi như SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? Nên chọn SharePoint hay OneDrive để sử dụng? Có nên chọn cả SharePoint vs OneDrive để phục vụ công việc hay không? Để giúp bạn giải đáp được những câu hỏi này, hãy cùng theo dõi bài viết chi tiết này của chúng tôi. MSO sẽ cung cấp các thông tin để giúp bạn hiểu rõ được sự khác biệt giữa OneDrive, SharePoint, đồng thời phân tích ưu nhược điểm của chúng và đưa ra gợi ý lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng cá nhân lẫn doanh nghiệp bạn.

SharePoint là gì?​

SharePoint là gì?​

SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác nhóm do Microsoft phát triển, được thiết kế chủ yếu cho doanh nghiệp và tổ chức. Đây không chỉ là một nơi lưu trữ dữ liệu, mà còn là một công cụ mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống cộng tác và làm việc nội bộ, từ đó giúp tối ưu hóa hóa quy trình cộng tác và tăng cường hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

Dưới đây là một số đặc điểm nổi bật của SharePoint:

• Nền tảng quản lý tập trung: SharePoint cho phép các tổ chức, doanh nghiệp có thể lưu trữ được toàn bộ dữ liệu, tài liệu và thông tin trong một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và phân quyền.
• Khả năng mở rộng: SharePoint có khả năng cho phép doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình một cách linh hoạt và dễ dàng, từ nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ cho đến các tập đoàn lớn.
• Tích hợp mạnh mẽ: SharePoint được tích hợp và hoạt động liền mạch với các ứng dụng và dịch vụ trong bộ công cụ Microsoft 365 như Teams, Outlook, Power Automate, điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ sinh thái làm việc toàn diện cho nhân viên trong tổ chức của mình.

Chức năng chính của SharePoint đó là tạo và quản lý site nội bộ (intranet), quản lý tài liệu theo thư viện và phân quyền chi tiết, hỗ trợ quy trình công việc (Workflow) và tích hợp với Microsoft 365 để cộng tác trực tuyến.

Doanh nghiệp bạn có thể xây dựng các trang web nội bộ để chia sẻ thông tin, tài liệu, thông báo và các tin tức, giúp nhân viên có thể dễ dàng truy cập dữ liệu để tạo ra môi trường làm việc minh bạch và gắn kết. Nhân viên trong doanh nghiệp bạn có thể lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ file với một hệ thống thư viện tài liệu, quản trị viên có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết như người xem, người được chỉnh sửa và người được tải xuống file, giúp đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát dữ liệu chặt chẽ.

SharePoint cho phép doanh nghiệp bạn tự động hóa các quy trình làm việc như phê duyệt tài liệu, xử lý yêu cầu và quản lý dự án, giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và hạn chế sự sai sót. Bên cạnh đó, với việc tích hợp với Microsoft 365, SharePoint giúp người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu, trao đổi thông tin và thảo luận ngay trong quá trình làm việc trong tài liệu đó, giúp cho việc công tác nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Ưu, nhược điểm của SharePoint​

Ưu, nhược điểm của SharePoint ​

Trước khi so sánh SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào, đầu tiên bạn cần phải hiểu rõ được ưu điểm và nhược điểm của SharePoint. Dưới đây là những đánh giá chi tiết của chúng tôi về ưu, nhược điểm của SharePoint:

Ưu điểm của SharePoint:

• Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn: SharePoint được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu phức tạp của doanh nghiệp như nhiều phòng ban và nhiều quy trình làm việc. Với khả năng mở rộng linh hoạt, SharePoint đáp ứng cho nhu cầu sử dụng dễ dàng cho từ doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các tập đoàn lớn.
• Quản lý và kiểm soát dữ liệu tập trung, dễ dàng: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung, giúp cho quản trị viên dễ dàng phân quyền chi tiết để đảm bảo tính bảo mật và giảm thiểu rủi ro rò rỉ các thông tin quan trọng.
• Tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Microsoft 365: SharePoint hoạt động liền mạch với Teams, Outlook, Power Automate, OneDrive và nhiều ứng dụng khác. Nhờ vào đó mà doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình làm việc tự động, cộng tác trực tuyến và quản lý dự án hiệu quả.
• Hỗ trợ workflow và tự động hóa quy trình: Các quy trình làm việc như phê duyệt tài liệu, xử lý yêu cầu hay quản lý dự án đều được hỗ trợ để giúp doanh nghiệp có thể tự động hóa và giúp tiết kiệm thời gian, đồng thời giảm thiểu sai sót.
• Xây dựng intranet nội bộ: SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo site nội bộ để chia sẻ tin tức, thông báo và tài liệu để kết nối nhân viên. Đây là công cụ quan trọng để tăng tính gắn kết và minh bạch trong các tổ chức doanh nghiệp.

Nhược điểm của SharePoint:

• Chi phí triển khai và duy trì cao: So với các giải pháp lưu trữ đơn giản như OneDrive, SharePoint đòi hỏi chi phí đầu tư lớn hơn, đặc biệt khi tổ chức doanh nghiệp bạn cần tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt.
• Đòi hỏi kiến thức kỹ thuật để quản trị: Việc thiết lập, quản lý và tùy chỉnh SharePoint thường phức tạp hơn so với OneDrive, vì thế doanh nghiệp bạn cần phải có đội ngũ IT chuyên trách để triển khai và vận hành một cách hiệu quả.
• Giao diện và trải nghiệm người dùng chưa tối ưu: Với người mới, SharePoint có thể chưa thực sự thân thiện và có thể gây khó khăn trong việc làm quen cho người dùng, do có nhiều tính năng và tùy chọn nâng cao.
• Phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft: SharePoint chỉ thực sự phát huy tối đa sức mạnh khi được kết hợp với Microsoft 365. Nếu doanh nghiệp không sử dụng hệ sinh thái này thì hiệu quả khi sử dụng nó có thể bị hạn chế.

Nhìn chung, khi sử dụng SharePoint, doanh nghiệp bạn có thể tăng cường hiệu quả cộng tác giữa các phòng ban, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu nhờ hệ thống bảo mật và phân quyền, từ đó giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả.

Nói tóm lại, SharePoint không chỉ là công cụ lưu trữ, mà còn là nền tảng quản lý và cộng tác toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống làm việc nội bộ hiệu quả, bảo mật và linh hoạt. Nếu bạn cần một hệ thống quản lý dữ liệu toàn diện cho tổ chức và doanh nghiệp mình, SharePoint là lựa chọn tối ưu.

OneDrive là gì?​

OneDrive là gì?​

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến và tiện lợi nhất của Microsoft, được thiết kế chủ yếu cho cá nhân và các nhóm nhỏ, tuy nhiên nếu bạn là doanh nghiệp thì bạn vẫn có thể tận dụng công cụ này để lưu trữ, chia sẻ và quản lý dữ liệu hiệu quả. Đây là công cụ hữu ích trong việc giúp người dùng có thể lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu một cách tiện lợi vào mọi lúc, mọi nơi.

Nếu như SharePoint tập trung vào quản lý dữ liệu doanh nghiệp, thì OneDrive lại hướng đến sự đơn giản và linh hoạt cho từng người dùng. Dưới đây là những điểm nổi bật và chức năng chính của OneDrive so với SharePoint:

• Lưu trữ trực tuyến: Người dùng có thể lưu trữ được mọi dữ liệu trên nền tảng đám mây, bao gồm như các tài liệu Office, hình ảnh, video và các loại file khác thay vì chỉ lưu trên máy tính, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu khi máy tính hay thiết bị lưu trữ cục bộ bị hỏng hoặc mất mát. OneDrive cũng hỗ trợ người dùng đồng bộ dữ liệu với máy tính và các thiết bị di động, giúp bạn truy cập file ở bất kỳ đâu và sử luôn được sử dụng phiên bản mới nhất của tài liệu.
• Chia sẻ nhanh chóng: Chỉ cần một đường link, bạn sẽ có thể chia sẻ file hoặc thư mục trên OneDrive của mình với mọi người dùng khác một cách nhanh chóng và dễ dàng để giúp họ có thể cùng theo dõi và chỉnh sửa tài liệu. Ngoài ra, OneDrive cũng cho phép chủ sở hữu file có thể thiết lập và tùy chỉnh quyền truy cập như xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tài liệu, giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn.
• Tích hợp với Office Online: Khi sử dụng OneDrive, bạn cũng có thể mở và chỉnh sửa trực tiếp các file Word, Excel, PowerPoint ngay trên trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm hay ứng dụng. Điều này giúp hỗ trợ tốt cho việc cộng tác và làm việc nhóm theo thời gian thực, giúp nhiều người dùng có thể cùng làm việc trên một file mà không cần gửi qua lại nhiều lần.

Ưu, nhược điểm của OneDrive​

Ưu, nhược điểm của OneDrive​

OneDrive mang lại nhiều sự tiện lợi cho người dùng trong việc lưu trữ, quản lý và làm việc với file dữ liệu trực tuyến trong thời gian thực, giúp người dùng có thể sử dụng dễ dàng mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật phức tạp và có thể bảo mật dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả. Chỉ cần thiết bị có internet, bạn có thể truy cập vào file mà mình đã lưu trên OneDrive một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Dưới đây là đánh giá chi tiết của MSO về những ưu điểm và nhược điểm của OneDrive:

Ưu điểm của OneDrive:

• Dễ sử dụng, giao diện thân thiện: OneDrive được thiết kế với giao diện đơn giản và trực quan, phù hợp với cả những người dùng mới bắt đầu. Việc tải lên, đồng bộ và chia sẻ file dữ liệu lên OneDrive rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện với vài thao tác cơ bản mà không đòi hỏi nhiều về kiến thực kỹ thuật.
• Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi: Vì dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, nên bạn có thể truy cập vào các file đó từ bất kỳ thiết bị nào mà mình cần chỉ với thiết bị được kết nối với Internet. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người thường xuyên di chuyển hoặc là làm việc từ xa, giúp họ sử dụng và làm việc với các file dữ liệu của mình linh hoạt.
• Tích hợp liền mạch với Windows và Microsoft 365: Đối với những người dùng Windows và Microsoft 365, bạn có thể truy cập OneDrive ngay trong trình quản lý file File Explorer trên máy tính của mình, đồng thời có thể chỉnh sửa tài liệu trực tiếp bằng Word, Excel, PowerPoint Online,...
• Phù hợp cho cá nhân, freelancer hoặc nhóm nhỏ: OneDrive đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ và chia sẻ file đơn giản của người dùng, đồng thời không yêu cầu hệ thống quản trị phức tạp. Vì vậy, đây là lựa chọn lý tưởng cho các người dùng cá nhân, freelancer hoặc các nhóm làm việc nhỏ.

Nhược điểm của OneDrive:

• Khả năng quản lý dữ liệu hạn chế: So với SharePoint, OneDrive không có hệ thống quản lý tài liệu nâng cao và thiếu rất nhiều tính năng phân quyền chi tiết cho nhiều cấp độ người dùng, vì thế nó có nhiều hạn chế trong hỗ trợ người dùng quản lý dữ liệu.
• Không phù hợp cho doanh nghiệp lớn: Khi dữ liệu và số lượng người dùng tăng lên, OneDrive khó có thể đáp ứng được cho những nhu cầu quản trị tập trung và cộng tác ở quy mô lớn.
• Dung lượng lưu trữ phụ thuộc và gói dịch vụ: Dung lượng miễn phí của OneDrive khá hạn chế. Vì thế, nếu bạn muốn lưu trữ nhiều dữ liệu hơn thì cần phải mua thêm gói dung lượng hoặc đăng ký sử dụng các gói đăng ký Microsoft 365 bản quyền.
• Tính năng cộng tác còn đơn giản: Dù có thể chỉnh sửa trực tuyến, OneDrive không hỗ trợ workflow hay quy trình phê duyệt phức tạp như SharePoint, vì thế nó có thể hạn chế đối với người dùng là các tổ chức và doanh nghiệp.

Nói tóm lại, OneDrive là lựa chọn tuyệt vời cho cá nhân và nhóm nhỏ cần lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ file nhanh chóng, đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn là doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý dữ liệu phức tạp, OneDrive sẽ không đủ mạnh mẽ như SharePoint.

Để biết được SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào, bạn hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của MSO nhé.

SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?​

SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? ​

SharePoint và OneDrive đều là dịch vụ của Microsoft nhưng mỗi dịch vụ lại được cung cấp để phục vụ mục đích khác nhau của người dùng. SharePoint thường phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu quản lý dữ liệu tập trung và cộng tác nhóm nâng cao, trong khi OneDrive hướng đến việc đáp ứng cho nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của cá nhân hoặc nhóm nhỏ với nhu cầu lưu trữ và chia sẻ file đơn giản.

Dưới đây là thông tin so sánh chi tiết về SharePoint vs OneDrive theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp bạn có thể hiểu rõ được SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào nhé:

Đối tượng sử dụng​

SharePoint thường phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, những tổ chức cần quản lý dữ liệu tập trung, đáp ứng tốt cho nhu cầu phân quyền chi tiết, cần xây dựng intranet nội bộ và hệ thống quản trị tài liệu phức tạp. Trong khi đó, OneDrive lại thường phù hợp cho người dùng cá nhân, freelancer và các nhóm nhỏ có nhu cầu lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và chia sẻ file đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả.

Chia sẻ tệp​

SharePoint cho phép chia sẻ tài liệu trong thư viện, phân quyền chi tiết (xem, chỉnh sửa, tải xuống và hạn chế truy cập), hỗ trợ tốt cho nhu cầu chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát. Trong khi OneDrive cho phép người dùng chia sẻ file qua đường link trực tiếp, quản lý quyền truy cập đơn giản (chỉ xem hoặc chỉnh sửa), đáp ứng tốt cho nhu cầu chia sẻ nhanh với bất kỳ ai, kể cả những người ngoài tổ chức.

Mã hóa và bảo mật​

SharePoint được cung cấp với rất nhiều tính năng bảo mật nâng cao và quản trị tập trung, hỗ trợ các tổ chức kiểm soát quyền truy cập chi tiết theo từng nhóm hoặc theo cá nhân cụ thể, giúp đảm bảo sự tuân thủ tối đa các tiêu chuẩn doanh nghiệp như ISO, GDPR, HIPAA,… Trong khi đó, OneDrive cung cấp các tính năng mã hóa dữ liệu khi truyền tải và khi lưu trữ dữ liệu, đồng thời hỗ trợ phương thức xác thực hai yếu tố (2FA). Tuy nhiên, OneDrive thiên về bảo mật cá nhân và ít tính năng quản trị nâng cao như SharePoint.

Hợp tác nhóm​

SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? ​

SharePoint hỗ trợ khả năng cộng tác nhóm mạnh mẽ, cùng khả năng tích hợp với các công cụ Microsoft 365 như Microsoft Teams, Outlook, Power Automate, giúp người dùng trong các tổ chức doanh nghiệp có thể cộng tác và làm việc nhóm một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, SharePoint còn hỗ trợ các workflow để giúp người dùng trong doanh nghiệp tự động hóa quy trình phê duyệt và quản lý dự án, đồng thời hỗ trợ xây dựng các site nhóm, site dự án và site phòng ban để tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Trong khi đó, OneDrive cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa file trực tuyến thông qua các ứng dụng Office Online, nhưng lại không có workflow hay tính năng quản lý dự án phức tạp. Vì thế, nó chỉ đáp ứng tốt cho các nhu cầu lưu trữ, quản lý và sử dụng dữ liệu đơn giản, mà không đáp ứng được hết cho nhu cầu sử dụng của các tổ chức, doanh nghiệp.

Chi phí​

SharePoint thường đi kèm trong các gói Microsoft 365 Enterprise, do đó chi phí sử dụng có thể cao hơn so với OneDrive. Tuy nhiên, SharePoint lại cung cấp cho người dùng nhiều tính năng nâng cao hơn, đáp ứng tốt cho các yêu cầu về quản trị, triển khai và bảo trì phúc tạp. Trong khi đó thì OneDrive lại được cung cấp với nhiều gói khác nhau, đáp ứng cho mọi người dùng cá nhân và các nhóm nhỏ. Bao gồm có gói miễn phí với dung lượng nhỏ phù hợp cho người dùng cá nhân và các gói trả phí thường đi kèm trong các gói Microsoft 365 với nhiều tính năng cao cấp đáp ứng cho nhiều nhóm người dùng cụ thể.

Các tính năng nâng cao​

Các tính năng nâng cao là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần đánh giá và xem xét để biết rõ hơn SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào.

SharePoint là một dịch vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu mạnh mẽ nhất, bao gồm rất nhiều tính năng nâng cao như khả năng xây dựng intranet nội bộ, quản lý tài liệu theo thư viện với metadata và versioning, cung cấp workflow để hỗ trợ tự động hóa quy trình, đồng thời tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365. Những tính năng này sẽ cho phép người dùng có thể lưu trữ, quản lý và làm việc với các dữ liệu trong doanh nghiệp mình một cách đơn giản và hiệu quả hơn.

Trong khi đó, OneDrive có những tính năng nâng cao như đồng bộ hóa file đa thiết bị (PC, mobile, tablet), chia sẻ file qua link và tích hợp với bộ công cụ Office Online để giúp người dùng có thể cộng tác và chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp. Điều này sẽ đáp ứng tốt cho nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu nâng cao của các người dùng cá nhân hoặc nhóm nhỏ.

Như vậy, nội dung phía trên chúng tôi đã cùng bạn so sánh chi tiết về SharePoint với OneDrive, giúp bạn nắm rõ được SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào. Nếu bạn cần một bảng so sánh trực quan hơn để dễ dàng biết được những điểm khác biệt giữa SharePoint và OneDrive, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo trong bài viết này nhé.

Bảng so sánh OneDrive SharePoint tổng quan​

SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? https://img1.wsimg.com/isteam/ip/b8135f74-f0f4-4a88-8027-28c7ffe1df8b/sharepoing-vs-onedrive.png
Dưới đây là bảng so sánh tổng quan giữa SharePoint và OneDrive một cách rõ ràng và dễ đọc nhất, giúp bạn có thể dễ dàng nắm rõ được SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào:

	SharePoint	OneDrive
Đối tượng	Doanh nghiệp vừa & lớn, các tổ chức có nhiều phòng ban	Cá nhân, nhóm nhỏ và freelancer
Mục đích	Phân quyền chi tiết, quản lý & cộng tác nhóm, xây dựng intranet, quản trị dữ liệu nội bộ trong doanh nghiệp	Lưu trữ cá nhân & chia sẻ nhanh chóng, đồng bộ đa thiết bị
Tính năng nâng cao	Xây dựng Intranet, site nội bộ, workflow, quản lý thư viện, quản lý tài liệu phức tạp	Đồng bộ file trên đa thiết bị, backup dữ liệu, chia sẻ và kiểm soát quyền nâng cao
Bảo mật	Quản trị tập trung, kiểm soát quyền truy cập, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn doanh nghiệp	Quyền riêng tư cá nhân, bảo mật cơ bản, xác thực 2 lớp (2FA)
Hợp tác nhóm	Tích hợp mạnh mẽ với Teams, Outlook, Power Automate, hỗ trợ quy trình phê duyệt, quản lý dự án,...	Chỉnh sửa file trực tuyến qua Office Online, cộng tác đơn giản
Chi phí	Thường đi kèm trong các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp với chi phí sử dụng cao hơn	Chi phí thấp hơn và có gói miễn phí dung lượng nhỏ
Tích hợp	Tích hợp cao với hệ sinh thái Microsoft 365 và các ứng dụng, dịch vụ của Microsoft	Tích hợp tốt với Microsoft 365, Windows,...

Trên đây là bảng so sánh tổng quan về SharePoint vs OneDrive, giúp bạn nắm rõ được SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào để có thể lựa chọn được một dịch vụ phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng của mình. Nếu bạn băn khoăn không biết lựa chọn cái này, hãy tham khảo gợi ý đã được chúng tôi cung cấp trong phần tiếp theo của bài viết nhé.

SharePoint vs OneDrive: Nên sử dụng loại nào?​

SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? Nên dùng cái nào? ​

SharePoint so vs OneDrive không phải là dịch vụ nào tốt hơn, mà là ai phù hợp hơn để sử dụng nó và dịch vụ nào đáp ứng được cho nhu cầu của bạn. Vì vậy, việc lựa chọn giữa SharePoint và OneDrive phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu thực tế của bạn hoặc tổ chức doanh nghiệp mình.

Cả hai công cụ này đều nằm trong hệ sinh thái của Microsoft 365, nhưng mỗi công cụ lại có những ưu điểm và thế mạnh riêng. SharePoint thường mạnh về việc quản lý dữ liệu, cộng tác nhóm và phù hợp cho doanh nghiệp cần quản lý tập trung, phân quyền chi tiết và cộng tác nâng cao. Còn OneDrive là giải pháp tiện lợi cho việc lưu trữ cá nhân, chia sẻ nhanh, phù hợp người dùng cá nhân và các nhóm nhỏ đang muốn lưu trữ dữ liệu trên đám mây, đồng bộ và chia sẻ file nhanh chóng, đơn giản.

Bạn hãy chọn SharePoint nếu như bạn thuộc 1 trong những người dùng sau đây:

• Nếu bạn là doanh nghiệp và cần quản lý dữ liệu tập trung.
• Nếu bạn cần phân quyền chi tiết cho nhiều phòng ban để đảm bảo bảo mật và kiểm soát dữ liệu.
• Nếu bạn muốn xây dựng intranet nội bộ để chia sẻ thông tin, tin tức, tài liệu và cộng tác nhóm.
• Nếu bạn có nhu cầu xây dựng các workflow để tự động hóa quy trình như phê duyệt tài liệu, quản lý dự án,...

Còn nếu bạn là những người dùng sau đây thì bạn hãy chọn OneDrive:

• Nếu bạn là người dùng cá nhân hoặc các nhóm nhỏ.
• Nếu bạn chủ yếu cần lưu trữ và chia sẻ file nhanh chóng mà không cần hệ thống quản trị phức tạp.
• Nếu bạn muốn đồng bộ dữ liệu giữa nhiều thiết bị để truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Nếu bạn ưu tiên sự đơn giản, tiện lợi trong việc lưu trữ dữ liệu và cộng tác trực tuyến.

Thực tế thì nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng kết hợp cả SharePoint và OneDrive, trong đó sử dụng OneDrive cho lưu trữ cá nhân của từng nhân viên và sử dụng SharePoint cho việc quản lý dữ liệu chung, tài liệu dự án, cộng tác nhóm và quy trình nội bộ. Sự kết hợp này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của hệ sinh thái Microsoft 365, vừa đảm bảo tính linh hoạt cá nhân, mà lại vừa duy trì quản trị tập trung cho doanh nghiệp.

Các câu hỏi thường gặp​

1. Nên lưu file nào trên OneDrive, file nào trên SharePoint?​

Bạn hãy sử dụng OneDrive để lưu trữ các tài liệu cá nhân, file nháp hoặc những dữ liệu bạn chỉ muốn chia sẻ với một vài người. Còn khi cần lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu dùng chung của cả nhóm, dự án một cách tập trung và phân quyền chi tiết, bạn hãy sử dụng SharePoint.

2. OneDrive và SharePoint có thể dùng song song không?​

Có. Có rất nhiều doanh nghiệp ngày này đã và đang sử dụng kết hợp cả hai dịch vụ, trong đó họ dùng OneDrive cho việc lưu trữ dữ liệu cá nhân cho từng nhân viên và sử dụng SharePoint cho những dữ liệu dùng dung, cần cộng tác nhóm và quản lý quy trình.

3. OneDrive có đủ an toàn để lưu dữ liệu doanh nghiệp không?​

OneDrive được tích hợp với tính năng mã hóa dữ liệu và xác thực hai lớp, phù hợp cho nhu cầu bảo mật dữ liệu cơ bản của người dùng cá nhân và nhóm nhỏ. Tuy nhiên, với doanh nghiệp lớn cần kiểm soát quyền truy cập chi tiết và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật, thì SharePoint sẽ an toàn và phù hợp hơn rất nhiều.

4. SharePoint có thay thế hoàn toàn OneDrive được không?​

Không. SharePoint mạnh về quản lý dữ liệu dùng chung cho doanh nghiệp, nhưng không tiện lợi bằng OneDrive trong việc lưu trữ cá nhân và đồng bộ đa thiết bị. Hai công cụ này có thể bổ trợ cho nhau hơn là thay thế nhau.

5. Chi phí sử dụng OneDrive và SharePoint có khác nhau không?​

OneDrive có gói miễn phí với dung lượng nhỏ, chi phí thấp hơn và các gói đi kèm Microsoft 365 cá nhân hoặc doanh nghiệp. SharePoint được cung cấp đi kèm trong các gói Microsoft 365 for Enterprise với chi phí cao hơn, nhưng lại có nhiều tính năng nâng cao hơn.

6. Tôi nên chọn OneDrive hay SharePoint cho nhóm làm việc nhỏ?​

Nếu nhóm của bạn chỉ cần chia sẻ file nhanh chóng và cộng tác đơn giản thì bạn có thể lựa chọn OneDrive để sử dụng. Còn nếu như nhóm của bạn cần các tính năng quản lý dữ liệu tập trung, phân quyền chi tiết và xây dựng workflow thì bạn nên sử dụng SharePoint.

Lời kết​

Thông qua những thông tin đã được MSO cung cấp trong bài viết phía trên, bạn đã có được câu trả lời cho câu hỏi “SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?” rồi đó. Nhìn chung thì SharePoint mạnh về quản lý dữ liệu, cộng tác nhóm và phù hợp cho nhu cầu sử dụng của các tổ chức doanh nghiệp, còn OneDrive thiên về sự tiện lợi và đáp ứng tốt cho nhu cầu lưu trữ cá nhân, chia sẻ nhanh và phù hợp cá nhân hoặc nhóm nhỏ hơn.

Việc lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu quản lý tập trung hay lưu trữ của bạn và tổ chức mình. Nếu cần được chúng tôi tư vấn và giải đáp thêm thông tin về hai dịch vụ này, đồng thời cần được đăng ký sử dụng dịch vụ nhanh chóng nhất, bạn hãy liên hệ ngay với MSO qua các thông tin dưới đây.

---------------------------------------------------------

Fanpage: MSO.vn - Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777