Tổ chức lễ khai trương: Quy trình, kịch bản và chi phí trọn gói

[VietPower]

Lễ khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu sự khởi đầu mới của một doanh nghiệp, cửa hàng hay dự án. Tổ chức lễ khai trương thành công sẽ giúp thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thúc đẩy kinh doanh phát triển. Dưới đây là quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp mà LuxEvent chia sẻ để bạn có thể tham khảo:

Quy trình tổ chức lễ khai trương​

1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời​

• Xác định mục đích của buổi lễ khai trương: thu hút khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, quảng bá thương hiệu,...
• Xác định đối tượng khách mời: khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà đầu tư, bạn bè, gia đình,...

2. Lên kế hoạch chi tiết​

• Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp.
• Dự trù kinh phí cho các hạng mục: trang trí, âm thanh, ánh sáng, catering,...
• Lên danh sách các hoạt động trong buổi lễ: cắt băng khai trương, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, chương trình khuyến mãi,...
• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân trong ekip.

3. Chuẩn bị các hạng mục​

• Trang trí địa điểm tổ chức: banner, backdrop, phông bạt,...
• Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô buổi lễ.
• Chuẩn bị catering: thức ăn, nước uống,...
• Chuẩn bị quà tặng cho khách mời (nếu có).

4. Quảng bá và truyền thông​

• Gửi thiệp mời đến khách hàng tiềm năng, đối tác,...
• Quảng bá trên các kênh online: website, mạng xã hội,...
• Phát thông cáo báo chí đến các cơ quan truyền thông.

5. Tiến hành tổ chức lễ khai trương​

• Chào đón khách mời và hướng dẫn khách đến vị trí ngồi.
• MC giới thiệu về buổi lễ và các đại biểu tham dự.
• Các tiết mục văn nghệ chào mừng (nếu có).
• Phát biểu của đại diện doanh nghiệp.
• Cắt băng khai trương.
• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.
• Các hoạt động giải trí khác: chương trình khuyến mãi, trò chơi,...
• Tiệc chiêu đãi khách mời.

6. Dọn dẹp và tổng kết sau sự kiện​

• Dọn dẹp sạch sẽ địa điểm tổ chức.
• Tổng kết lại kết quả của buổi lễ: số lượng khách tham dự, hiệu quả truyền thông,...
• Rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

Kịch bản chương trình khai trương​

1. Tiếp đón khách​

• 17h00: Check-in, đón tiếp khách mời, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.
• 17h30: Âm nhạc nhẹ nhàng, tạo bầu không khí vui tươi, chào đón khách.

2. Mở màn chương trình​

• 18h00: MC giới thiệu chương trình, chào mừng khách mời.
• 18h10: Tiết mục văn nghệ chào mừng (múa, hát,...).
• 18h20: Phát biểu của đại diện doanh nghiệp.

3. Nghi thức khai trương​

• 18h30: Giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm/dịch vụ.
• 18h40: Phát biểu của đại biểu khách mời.
• 18h50: Nghi thức cắt băng khai trương, múa lân khai trương (tùy chọn).
• 19h00: Chúc mừng, giới thiệu chương trình khuyến mãi (nếu có).

4. Giao lưu và tham quan​

• 19h10: Mời khách tham quan, trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ.
• 19h30: Tiết mục văn nghệ giải trí.
• 20h00: Bốc thăm trúng thưởng (tùy chọn).
• 20h30: Tiệc nhẹ, giao lưu, chụp ảnh.

5. Kết thúc chương trình​

• 21h00: MC cảm ơn khách mời, kết thúc chương trình.

Chi phí tổ chức khai trương​

1. Chi phí cho địa điểm tổ chức​

• Đây là khoản chi phí đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô, tính chất của buổi lễ và số lượng khách mời.
• Chi phí cho địa điểm sẽ phụ thuộc vào vị trí, diện tích, thời gian thuê và các dịch vụ đi kèm.

2. Chi phí cho trang trí​

• Trang trí không gian lễ khai trương góp phần tạo ấn tượng đẹp với khách hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Các hạng mục trang trí bao gồm: backdrop, cổng chào, hoa tươi, banner, standee, bóng bay...
• Chi phí trang trí sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của thiết kế và số lượng vật liệu sử dụng.

3. Chi phí cho âm thanh, ánh sáng​

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng tốt sẽ giúp khuấy động bầu không khí và tạo sự sôi động cho buổi lễ.
• Bạn cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để đảm bảo chất lượng âm thanh và ánh sáng tốt nhất.
• Chi phí cho âm thanh, ánh sáng sẽ phụ thuộc vào công suất thiết bị và thời gian sử dụng.

4. Chi phí cho chương trình giải trí​

• Các tiết mục giải trí như múa lân, ảo thuật, ca nhạc... sẽ giúp thu hút sự chú ý của khách hàng và tạo bầu không khí vui tươi cho buổi lễ.
• Bạn cần lựa chọn chương trình phù hợp với đối tượng khách mời và ngân sách của mình.
• Chi phí cho chương trình giải trí sẽ phụ thuộc vào loại hình tiết mục và thời lượng biểu diễn.

5. Chi phí cho quà tặng và khuyến mãi​

• Quà tặng và chương trình khuyến mãi là cách để tri ân khách hàng đã đến tham dự buổi lễ và thu hút thêm khách hàng tiềm năng.
• Bạn có thể lựa chọn quà tặng phù hợp với đối tượng khách mời và ngân sách của mình.
• Chi phí cho quà tặng và khuyến mãi sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời và giá trị quà tặng.

Lễ khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu bước ngoặt mới cho doanh nghiệp. Hy vọng với quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và những bí quyết trên đây, bạn sẽ tổ chức thành công một buổi lễ khai trương thu hút khách hàng và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Nguồn: https://viet-power.vn/to-chuc-le-khai-truong/